Privacyverklaring Tanis Education

25 mei 2018

Uw privacy is voor Tanis Education van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij de online dienst Detmin.nl allemaal doen met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met Tanis Education.

Toegang Detmin applicatie (portaal)
Met ons portaal krijgt u toegang tot een beheeromgeving waar u zelf dingen kunt instellen, opgeven en wijzigen voor de online dienst. Wij houden bij wat u gedaan heeft en wanneer, zodat daar bewijs van is.

Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens, IP adres en e-mailadres. Hier hebben wij een legitiem belang bij, bv. omdat wij het gebruik moeten kunnen analyseren bij eventueel misbruik van de dienst. Wij bewaren deze informatie tot zes maanden na het einde van de dienstverlening aan u.

Binnen het portaal slaan we gegevens op over docenten en leerlingen. Het gaat om de volgende privacy informatie:

Docenten:

  • naam

  • emailadres

  • docentcode.

Leerlingen:

  • naam

  • leerlingnummer

  • niveau

  • klas/lesgroepen

  • prestaties op toetsen.

Contactformulier en Nieuwsbrief
Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen.

Hiervoor gebruiken wij uw naw gegevens, emailadres en telefoonnummer. Hier hebben wij een legitiem belang bij. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie.

U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief. Hierin leest u nieuwtjes, tips en informatie over onze producten en diensten. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink, of u kunt eenvoudig een email sturen om op te zeggen.

Uw e-mailadres wordt automatisch toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt.

Uw account
Bij de demo versie van onze online dienst moet u zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven. Daarmee maken wij een account, waarop u kunt inloggen met die gebruikersnaam (emailadres) en een zelfgekozen wachtwoord.

Hiervoor gebruiken wij uw naw-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Hier hebben wij een legitiem belang bij. Wij bewaren deze informatie tot zes maanden nadat u het account hebt opgeheven.

Wij bewaren deze informatie zodat we u makkelijker kunnen benaderen als dat nodig is bij de online dienst. U kunt via deze informatie aanpassen wanneer u dat wilt door ons hierover te contacteren.

Accounts voor docenten en managers voor schoollicenties worden automatisch aangemaakt en worden beheert door de applicatiebeheer van de school. Dit valt onder de bewerkersovereenkomst.

Verstrekking aan andere bedrijven of instellingen
Met uitzondering van de hierboven genoemde partners, geven wij uw persoonsgegevens onder geen voorwaarde aan andere bedrijven of instellingen, behalve als wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Cookies
Onze online dienst gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien dat u ons weer bezoekt. We gebruiken alleen functionele cookies zodat u niet opnieuw hoeft in te loggen voor elke pagina die u bezoekt. Deze cookies zijn strikt noodzakelijk voor de dienst.

Bewerkersovereenkomst

Binnen Detmin worden vertrouwelijke, gevoelige, gegevens opgeslagen van leerlingen, docenten en scholen. We zijn ons hier zeer van bewust en hebben derhalve ook passende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat deze informatie juist beveiligd is. We doen dit binnen het kader van de wetgeving. Binnen de WBP zijn een tweetal rollen benoemd, te weten:

  • De Verantwoordelijke: dit is de school

  • De Bewerker: dit is Detmin en daaraan gelieerde bedrijven

Voor elke afgenomen licentie wordt een Bewerkersovereenkomst afgesloten tussen Tanis Education en de licentienemer. In de Bewerkersovereenkomst wordt uiteengezet wat de verantwoordelijkheden zijn van beide partijen. Vragen over informatie opgeslagen onder een schoollicentie valt onder de bewerkersovereenkomst en vallen onder de verantwoordelijkheid van de school. Derhalve dienen deze vragen aan de school gericht te worden. Indien nodig neemt de school dan contact op met hun accountmanager van Detmin.

Beveiliging
Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Om uw privacy te beschermen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:

  • Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord

  • De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem

  • De hosting van onze servers wordt uitgevoerd in een datacentrum welke ISO9001, ISO27001, ISO14001, NEN 7510 en PCI DSS gecertificeerd is.

  • Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert

  • Wij houden logs bij van alle opvragingen van persoonsgegevens

  • Gegevens van leerlingen zijn ge-encrypt in de database opgeslagen

  • Backups zijn ge-encrypt opgeslagen

  • Informatie van verschillende scholen worden in separate databases opgeslagen.

  • Er wordt gebruik gemaakt van een rechten systeem waardoor gebruikers alleen bij die gegevens kunnen waartoe ze gemachtigd zijn

De bewerkersovereenkomst staat tevens niet toe dat (tenzij expliciet toestemming is gegeven):

    • Scholen met elkaar worden vergeleken

    • Informatie publiek wordt gemaakt

Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wanneer onze online dienst wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens
Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.

Bovenstaande geld ALLEEN voor de informatie vanwege het aanmaken van een account of het opvragen van informatie (contactformulier).

Voor informatie over leerlingengegevens, neem contact op met uw school.

U hebt de volgende rechten:

  • uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen

  • inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben

  • het laten corrigeren van fouten

  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens

  • intrekken van toestemming

  • bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen
Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens
Tanis Education
Praam 9
9801MN Zuidhorn
info@tanis.education
0594 500 662